Gérez facilement vos relances et impayés clients de A à Z

Les retards de paiements des clients en compte sont monnaie courante en France, ils diminuent votre marge commerciale car ils vous font perdre du temps et de l'argent, pèsent sur votre trésorerie et vous conduisent parfois à devenir vous même un mauvais payeur.
Quant aux impayés clients, ils font souvent suite à des retards de paiement répétés et là on parlera de perte de sèche.
Pour autant, ces deux fléaux ne constituent pas une fatalité, loin de là.

Je vous propose de vous prémunir contre ces deux fléaux et d’accélérer le délai moyen de paiement de vos créances , grâce à :

la conception d'une stratégie de prévention en amont,

sa mise en place dans votre logiciel de facturation,

et une planification ciblée de vos relances.

Optimisez votre stratégie de relances clients

Anticipez vos risques d'impayés clients

C'est en amont que commence la prévention des retards de paiement et des impayés grâce à :

la vérification des informations légales de vos prospects et clients,
la recevabilité de vos pièces et l'acceptation de vos Conditions Générales de Vente par vos clients,
la centralisation des informations clients dans votre logiciel de facturation,
la collecte des signatures clients et des preuves de livraison.

Sécurisez votre processus de facturation

Rédigez facilement des devis et factures conformes à la législation en vigueur.
Proposez à vos prospects et clients de signer en ligne vos devis et bons de commande.
Accélérez vos encaissements grâce à des moyens de paiements adaptés aux besoins de vos clients.
Centralisez vos échanges grâce au web document.
Maitrisez le risque clients grâce à des indicateurs (profil payeur, suivi encours, et niveau de risque clients).

Utilisez le potentiel de votre logiciel de facturation

Stockez et regroupez toutes les informations et l'historique de chaque client dans sa fiche.
Automatisez-vos relances selon vos critères par type de client.
Éditez un échéancier clients et fournisseurs à tout moment en quelques clics.
Attachez vos Conditions Générales de Vente à vos pièces commerciales et faites les accepter par vos clients pour les rendre opposables.

Personnalisez vos modèles de relances

Créez et rationalisez votre planning de relance.
Envoyez automatiquement à vos clients en compte un avis d'échéance 3 jours à l'avance pour éviter les oublis.
Rédigez des modèles de relances qui vous ressemblent, en fonction de vos différents types de clients et par niveau de relance.

Trouvez en 2 clics les factures à relancer

Éditez à tout moment la liste des factures clients échues non encore payées pour :

savoir où vous en êtes,
envoyer vos relances par niveau en quelques clics,
déterminer les actions à mener,
gérer votre trésorerie prévisionnelle.

Externalisez la gestion de vos dossiers difficiles

Lorsque vos relances en interne n'ont pas abouti, confiez-les à un professionnel agréé compétent.

Cette procédure simplifiée, 100% en ligne, vous permet, lorsque vous justifiez des pièces nécessaires, de faire réclamer vos créances d'un montant de 5000€ maximum par un commissaire de justice.

Je peux prendre en charge la création de vos dossiers sur cette plateforme.

Comment je peux vous aider à structurer et planifier vos relances clients

1. Audit de vos pratiques

Analyse des profils de vos clients, des délais, encours et modes de paiement proposés,
Audit des causes de retard de paiement et de votre stratégie de relances clients,
Évaluation de l'impact des délais paiement et des créances impayées

Autant de points que nous passons en revue avant de passer à l'étape suivante.

L'analyse de vos process et du potentiel de votre logiciel de facturation, me permettra de d'identifier les points à améliorer. Nous pourrons ainsi déterminer ensemble la meilleure stratégie à adopter pour mettre en place une politique de recouvrement de créance efficace.

3. Programmation de vos relances

Votre stratégie de relances doit être non seulement planifiée mais aussi adaptée au profil de chaque client et au montant de la créance.

Quel est le nombre de relances amiables à programmer et quels délais fixer ?
Quels sont les critères pour les relances téléphoniques (à partir de quel montant et à quel niveau de relance) ?
A quel rythme éditer votre échéancier clients ?

L'automatisation des relances prises en charge par votre logiciel tiendra compte de vos contraintes et permettra d'améliorer votre trésorerie et le suivi de vos dossiers clients.

2. Optimisation de votre processus de facturation

Je vous liste ensuite les actions à mettre en œuvre, que je peux effectuer pour vous :

recherche des informations légales sur vos prospects et vos clients qui le nécessitent,
conseil pour le choix du logiciel le plus adapté à vos besoins et votre budget, si besoin,
mise en conformité de vos pièces commerciales (personnalisation de vos modèles de devis, bons de commandes et factures),
exploitation des fonctionnalités utiles de votre logiciel de facturation,
mise à jour de vos fiches clients (avec création de champs personnalisés permettant de filtrer les informations importantes),
mise en place de la faculté pour les clients d'accepter vos CGV, de signer électroniquement les devis et de payer en ligne,
création de vos modèles de relances par niveau, par type de clients et planification de leur envoi.

4. Prise en charge de vos relances téléphoniques

Si vous travaillez en freelance ou que vous n'avez pas de personnel dédié, je peux prendre en charge vos relances téléphoniques avec professionnalisme et courtoisie.

Déléguer cette tâche à un prestataire extérieur vous permet de conserver ou améliorer vos relations commerciales avec vos clients.
Une fois votre stratégie de relances clients définie (quand, comment), je peux vous décharger des tâches pénibles telles que :

la génération de vos relances par mail,
les appels téléphoniques suivis d'un compte rendu synthétique et l'envoi d'un mail de confirmation de l'appel avec les données utiles,
la gestion et la résolution des litiges
la négociation d'échéanciers de règlement en cas de besoin

Pourquoi me confier vos relances téléphoniques

Prendre votre téléphone pour réclamer le paiement de factures à ses clients n'est pas chose aisée. De surcroit, vous avez rarement du temps à y consacrer durant les heures de bureau.

L'externalisation de vos relances permet de conserver une certaine distance afin de préserver de bonnes relations commerciales avec vos clients.

Vous obtiendrez une meilleure résolution des litiges, une levée des incompréhensions et des solutions concertées et rapides en cas difficulté.

Je prends en charge cette tâche avec courtoisie et professionnalisme dans le respect de la méthodologie bien précise que nous aurons définie et planifiée en amont.

Vous diminuerez ainsi le recours aux les mises en demeures et aux contentieux.

Ma méthode

Pour être efficace le processus de relance doit être programmé et respecté.

L'objectif est d'agir rapidement tout en conservant de relations commerciales de qualité.

Je prends des notes synthétiques des informations utiles dans la rubrique "observations "de la fiche client et j'effectue la mise à jour du niveau de risque et de l'encours si besoin.

Vous conservez ainsi l'historique en interne qui pourra également vous servir en cas de contentieux.

Cette relance orale est suivie d'un mail adressé au client confirmant mon appel et récapitulant si besoin les points importants.

Les avantages des relances téléphoniques

Indispensable à partir d'un certain montant de créance (le principe étant qu'elle ne doit pas vous couter plus cher que ce qu'elle vous rapporte), la relance amiable par téléphone s'inscrit pleinement dans le processus de réduction des retards de paiement et vient compléter les relances par mail.

Elle permet :

d'échanger avec le client pour connaitre instantanément les causes du retard,
de solutionner rapidement d'éventuels litiges,
de mettre à jour des informations importantes (contact, niveau de risque, montant de l'encours accordé ...)
de demander un engagement sur une date de règlement ou mettre un échéancier en place en cas de difficulté.

Comment ça marche et combien ça coûte

Vous pouvez faire appel à moi de façon ponctuelle ou régulière.

Je peux intervenir :

dans vos locaux à la journée sur à Montpellier
à distance à la carte dans toute la France.

Je facture mes services à la journée :

Audit et services liés : 350 euros nets de TVA le crédit de 7 heures,
Mise à jour de vos données, relances téléphoniques et création de vos dossiers en ligne sur la plateforme de commissaires de justice : 240 euros nets de TVA le crédit de 7 heures.